Excel Là Gì? Các Khái Niệm Cơ Bản Trong Excel

Excel là phần mềm giúp ghi lại thông tin, dữ liệu cực kì nhanh chóng. Tuy nhiên nhiều người thường chưa nắm rõ Excel là gì và các khái niệm liên quan. Dưới đây là tổng hợp những kiến thức cần thiết về Excel giúp bạn sử dụng phầm mềm này tốt hơn.

Khái niệm Excel

Phần mềm Excel

Phần mềm Excel

Excel là phần mềm bảng tính nằm trong Microsoft Office. Phần mềm này giúp ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng.

Các trang tính của Excel được tạo thành từ nhiều hàng và cột. Điểm giao nhau giữa hàng và cột sẽ được gọi là ô.

Excel là gì? Excel có mấy phiên bản?

Excel được thiết kế từ lâu, để giúp Excel phù hợp với nhiều công việc thì có nhiều phiên bản mới được ra đời, cập nhật liên tục. Cụ thể là những phiên bản sau đây:

  • Phiên bản Excel 2003.
  • Phiên bản Excel 2007.
  • Phiên bản Excel 2010.
  • Phiên bản Excel 2013.
  • Phiên bản Excel 2016.
  • Phiên bản Excel 2019.

Excel có những tính năng nổi bật nào?

Các tính năng nổi bật của Excel

Các tính năng nổi bật của Excel

Excel là phần mềm mang lại nhiều công dụng và tính năng nổi bật cho người dùng. Có thể kể đến những tính năng sau đây:

  • Giúp vẽ biểu đồ dựa trên số liệu được cung cấp.
  • Lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng tính nhanh chóng.
  • Hỗ trợ tính toán nhanh chóng bằng nhiều công thức, hàm tính.
  • Liên kết dữ liệu chặt chẽ, giúp người dùng xử lý dữ liệu logic hơn.
  • Tính năng bảo mật an toàn, cho phép người dùng cài mật khẩu khi mở file.

Cấu trúc của bảng tính Excel là gì?

Cấu trúc của bảng tính Excel

Cấu trúc của bảng tính Excel

Bảng tính – Sheet: Mỗi bảng tính này có hơn 4 triệu ô dữ liệu. Người dùng có thể sử dụng thoải mái để tính toán, lập biểu mẫu, phân tích dữ liệu.

Sổ tay – Workbook: Trong một workbook thường có từ 1-25 sheet riêng biệt. Workbook thường giúp tập hợp bảng tính, đồ thị có sự liên kết với nhau.

Cột – Column: Là tập hợp nhiều ô tính theo chiều dọc, có độ rộng mặc định là 9 ký tự. Thông thường một bảng tính sẽ có 256 cột, mỗi cột được đánh dấu theo ký tự khác nhau như: A, B, C, D, …

Dòng – Row: Đây là tập hợp các ô tính theo chiều ngang. Chiều cao mặc định là 12.75 chấm điểm. Một bảng tính có ít nhất 16384 dòng, mỗi dòng được gán một con chữ khác nhau như: 1, 2, 3, 4, …

Ô – Cell: Ô là điểm giao nhau giữa cột và dòng. Mỗi ô sẽ được xác định bởi tọa độ bằng ký tự của cột và số thứ tự của dòng.

Vùng – Range: Vùng là tập hợp của nhiều ô lân cận, thường được xác định bởi tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Vùng có thể là một ô, một nhóm ô hay toàn bộ bảng tính.

Các kiểu dữ trong Excel

Kiểu dữ liệu chuỗi của Excel

Kiểu dữ liệu chuỗi của Excel

Ngoài nắm bắt các khái niệm Excel là gì thì nên nắm bắt kiểu dữ liệu cho Excel. Trong Excel bao gồm những kiểu dữ liệu sau đây:

  • Kiểu dữ liệu chuỗi: Bao gồm các chữ cái từ A-Z, các ký tự đặc biệt hay một dãy số cần chứa một ký tự.
  • Kiểu dữ liệu số: Bao gồm các dữ liệu số từ 0-9 bao gồm cả số âm và số dương.
  • Kiểu dữ liệu công thức: Sử dụng công thức toán tử hay các dấu so sánh.
  • Kiểu dữ liệu thời gian: Có thể nhập theo kiểu ngày tháng năm hoặc giờ phút giây.
  • Kiểu dữ liệu dạng Boolean: Kiểu này thường trả về dạng True/False.

Cấu tạo của bảng tính Excel

Bảng tính Excel

Bảng tính Excel

Muốn biết rõ Excel là gì thì cũng nên nắm rõ cấu tạo của các bảng tính trong Excel. Trong thanh công cụ sẽ bao gồm những tab sau đây:

  • Home: Dùng để định dạng các phần tử như chữ số, định dạng trang tính.
  • Insert: Đây là nơi chứa các nhóm lệnh liên quan đến việc chèn đối tượng vào trang tính.
  • Page Layout: Là nơi chứa các nhóm lệnh liên quan đến bố cục của trang tính.
  • Formulas: Đây là nơi chứa các hàm và công thức giúp giải quyết số liệu.
  • Data: Chứa các lệnh làm việc như lọc, sắp xếp, …
  • Review: Chứa các lệnh giúp kiểm tra ngữ pháp, tạo ghi chú hay bảo mật cho trang tính.
  • View: Chứa các lệnh giúp hiển thị trang tính, phóng to, thu nhỏ.

Excel là gì? Excel được sử dụng cho lĩnh vực nào?

Sử dụng Excel để tính toán, thống kê số liệu

Sử dụng Excel để tính toán, thống kê số liệu

Excel là phầm mềm được dùng cho nhiều ngành nghề như:

  • Ngân hàng: Giúp quản lý nhân sự, tài sản và các danh sách.
  • Kế toán: Giúp tính toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo hằng ngày.
  • Kỹ sư: Giúp tính toán dữ liệu để tham chiếu vào công trình xây dựng, dự án.
  • Giáo viên: Quản lý và tính điểm cho học sinh.

Những điều cần biết về công thức Excel

Công thức trong Excel

Công thức trong Excel

Công thức trong Excel là gì?

Công thức Excel là các phương trình thực hiện các tính toán khác nhau trong bảng tính. Công thức Excel thường bắt đầu với dấu bằng (=). Sau dấu bằng thì bạn sẽ nhập phép tính hoặc hàm. Cuối cùng nhấn Enter là có thể hoàn thành công thức.

Công thức Excel bao gồm những thành phần nào?

Khi tạo ra một công thức Excel thì bạn có thể sử dụng các phần tử khác nhau để cung cấp dữ liệu nguồn đồng thời chỉ ra các toán tử được thực hiện bên trong dữ liệu đó. Tùy thuộc vào loại công thức mà có thể chứa các phần tử sau:

  • Hằng số: Là số hoặc các giá trị văn bản được nhập trực tiếp vào một công thức. Ví dụ như =3*2.
  • Tên: Được xác định trong phạm vi một ô, bảng, hàm. Ví dụ =Sum(my_name).
  • Tham chiếu ô: Tham chiếu đến các ô chứa giá trị muốn sử dụng trong công thức Excel. Ví dụ: =Sum (B1, B2, B4).
  • Các hàm: Đây là các công thức được xác định trong Excel giúp thực hiện tính toán các giá trị được cung cấp trong các đối số.
  • Toán tử: Là các ký hiệu đặc biệt chỉ định loạt hoạt động hoặc tính toán sẽ được thực hiện.

Các toán tử trong Excel

Trong Excel thường có 4 loại toán tử, bao gồm:

  • Số học.
  • So sánh.
  • Kết nối.
  • Tham chiếu.

Toán tử số học trong công thức Excel là gì?

Toán tử số học thường được sử dụng để thực hiện các phép tính cơ bản như: cộng, trừ, nhân, chia.

Toán tửÝ nghĩaCông thức ví dụ
+Phép cộng=A2+B2
Phép trừ
Dấu âm
=A2-B2
=-A2 (đổi dấu giá trị của ô A2)
*Phép nhân=A2*B2
/Phép chia=A2/B2
%Phần trăm=A2*10%
(trả về kết quả 10% của giá trị ô A2)
^Lũy thừa=A2^3
(Lũy thừa 3 của ô A2)

Các toán tử so sánh trong công thức Excel là gì?

Kết quả so sánh luôn là giá trị logic của TRUE hoặc FALSE. Các toán tử có sẵn trong Excel thường là:

Toán tử so sánhÝ nghĩaCông thức ví dụ
=Bằng=A2=B2
<>Không bằng=A2<>B2
>Lớn hơn=A2>B2
<Nhỏ hơn=A2<B2
>=Lớn hơn hoặc bằng=A2>=B2
<=Nhỏ hơn hoặc bằng=A2<=B2

Toán tử nối văn bản

Toán tử nối văn bản thường là ký hiệu và (&). Bạn có thể sử dụng kết hợp hai hoặc nhiều chuỗi văn bản trong một chuỗi duy nhất.

Toán tử tham chiếu trong Excel là gì?

– Dấu hai chấm (:): Đây là một toán tử phạm vi cho phép tạo ra một tham chiếu cho nhiều ô nằm giữa 2 ô bạn chỉ định.

Ví dụ: Phạm vi A1: A00 bao gồm ô từ A1 đến A100. Để tìm trung bình của 100 ô này, bạn sử dụng công thức sau: =AVERAGE (A1:A00).

– Dấu phẩy (,): Được sử dụng để phân biệt đối số trong các công thức bảng tính Excel.

– Khoảng trắng: Là một toán tử giao lộ cho phép lấy được các ô tương ứng với hai tham chiếu mà bạn chỉ định.

Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao - Đinh Hồng Lĩnh

9429 học viên
  • Nắm được toàn bộ kiến thức cơ bản về bảng tính Excel, về các thao tác tùy chỉnh, thao tác làm việc với Sheet, các phím tắt...
  • Hiểu được bản chất của cell (ô tính), thành phần quan trọng nhất của Excel, từ đó giúp bạn tự tin khi sử dụng Excel
  • Hiểu rõ bản chất và áp dụng thành thạo các công cụ xử lý dữ liệu đến định dạng bảng tính (custom format, conditional formatting)
  • Thành thạo sử dụng toàn bộ các hàm trong Excel hay, không còn lo ngại khi phải làm việc với các hàm khó để ứng dụng công việc nữa
  • Tạo ra được các báo cáo, biểu đồ động với Pivot Table, Slicer, Pivot Chart, có cái nhìn căn bản đầu tiên về VBA trong Excel
  • Tự tin vào kiến thức Excel trong khóa học để tham gia thi MOS Excel đạt điểm cao
  • Gây được ấn tượng tốt với nhà quản lý, lãnh đạo, từ đó tạo bước đà lớn trên con đường thăng tiến trong sự nghiệp
Hồi đã tìm mã giảm giá khóa học.
Áp dụng thêm mã VNHOICOM để được giảm 40%.
Áp dụng thêm mã MAKM50 để được giảm 50%.
Đến nơi bán khóa học

Các hàm thông dụng trong Excel

Hàm đếm COUNT trong Excel là gì?

Bạn có một bảng tính với cơ sở dữ liệu khổng lồ và cần biết có bao nhiêu ô trong một vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chỉ chứa chữ số, không chứa chữ cái. Thay vì phải ngồi đếm một cách thủ công thì bạn có thể sử dụng hàm =COUNT.

Hàm COUNT trong Excel trả về số lượng các giá trị là số. Số ở đây bao gồm số âm, tỷ lệ phần trăm, ngày, giờ, phân số và công thức trả về số. Các ô trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.

Cú pháp =COUNT (value1, [value2…).

Cú pháp hàm COUNT có các đối số sau:

value1: Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

value2, …: Tùy chọn. Lên đến 255 mục bổ sung, tham chiếu ô hoặc phạm vi mà bạn muốn đếm số.

Lưu ý: Các đối số có thể chứa hoặc tham chiếu đến nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng chỉ số mới được tính.

Hàm tính tổng SUM trong Excel là gì?

Đây có thể nói là hàm đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được phân loại theo hàm toán học và lượng giác, hàm được nhập bằng cách gõ “=SUM” theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.

Công thức SUM tự động cập nhật khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Nó cũng bao gồm những thay đổi được thực hiện đối với một phạm vi ô hiện có. Hơn nữa, hàm cũng tự bỏ qua các ô trống và giá trị văn bản.

Cú pháp của hàm SUM trong Excel được hiển thị trong hình sau:

=SUM(number1, [number2], …

Hàm chấp nhận các đối số sau:

– Number1: Đây là giá trị số đầu tiên được thêm vào.

– Number2: Đây là giá trị số thứ hai được thêm vào.

Đối số “number1” là bắt buộc trong khi các số tiếp theo (“number2”, “number3”, v.v…) là tùy chọn.

Hàm Sum trong Excel là gì?

Hàm Sum trong Excel là gì?

Hàm MIN, MAX

Nếu bạn muốn tìm một con số có giá trị nhỏ nhất trong một vùng dữ liệu, hàm =MIN có thể làm việc đó. Chỉ cần gõ vào cụm từ =MIN(D3:J13), Excel sẽ trả về cho bạn số nhỏ nhất nằm trong phạm vi đó.

Ngược với hàm =MIN vừa đề cập, hàm =MAX sẽ trả về con số có giá trị lớn nhất trong phạm vi cần tìm. Cú pháp của hàm này cũng tương tự như hàm =MIN, gồm địa chỉ ô đầu tiên cho đến ô cuối cùng.

Hàm IF

Hàm IF giúp bạn kiểm tra xem điều kiện có được đáp ứng không, nếu đúng nó sẽ trả về giá trị đúng, nếu sai sẽ trả về giá trị sai. Công thức =IF(điều kiện,”giá trị đúng”,”giá trị sai”). Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải dùng đến hàm IF lồng nhau.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ kiểm tra xem ô A có thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 không, nếu thảo mãn thì trả về giá trị Correct trong ô C1, nếu không thỏa mãn sẽ trả về giá trị Incorrect. Tại ô C1, bạn nhập vào hàm =IF(A1>10,”Correct”,”Incorrect”).

Hàm IF trả về Correct vì giá trị trong ô A1 lớn hơn 10.

Trên đây là tổng hợp những khái niệm, công thức giúp bạn hiểu rõ Excel là gì? Mong rằng với chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn thuần thục các thao tác về Excel.

Câu hỏi thường gặp

Excel là phần mềm bảng tính nằm trong Microsoft Office. Phần mềm này giúp ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng.
Phiên bản Excel 2003. Phiên bản Excel 2007. Phiên bản Excel 2010. Phiên bản Excel 2013. Phiên bản Excel 2016. Phiên bản Excel 2019.