Hướng Dẫn 5 Cách Giảm Dung Lượng File Excel

Bạn thường gặp khó khăn khi làm việc với những file có kích thước lớn. Bạn muốn tìm cách giảm dung lượng file Excel nhanh chóng. Tham khảo ngay 5 cách giảm dung lượng cực kì hiệu quả ngay sau đây.

Giảm dung lượng cho file bằng cách loại bỏ định dạng

Giảm dung lượng cho file nhanh chóng

Giảm dung lượng cho file nhanh chóng

Để giảm dung lượng nhanh chóng cho file Excel thì bạn nên xóa định dạng các hàng và cột trống. Thao tác giảm dung lượng sẽ như sau:

Trước tiên chọn một ô được định dạng sau đó chọn Home -> chọn Conditional formatting rồi chọn Clear Rules.

Sau đó để xóa định dạng cho 1 ô thì nhấn vào Clear from Selected Cells. Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô thì nhấn Clera Rules from Entire Sheet.

Cách giảm dung lượng file Excel bằng cách loại bỏ định dạng có điều kiện

Giảm dung lượng nhờ loại bỏ định dạng

Giảm dung lượng nhờ loại bỏ định dạng

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa Conditional formatting trước.

Bước 2:  Bấm chọn mục Clear Rules from Select Cells (xóa toàn bộ thiết lập trong vùng được chọn).

Bước 3: Chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa toàn bộ thiết lập trong Sheet hiện tại).

Giảm dung lượng cho file bằng cách lưu tên dưới dạng tập tin nhị phân

Các bước để lưu file dưới tập tin nhị phân sẽ như sau:

Bước 1: Trước tiên nhập vào tab File rồi nhấn vào Open sao đó chọn file cần thao tác.

Bước 2: Bấm chọn vào tab File một lần nữa để lưu file mới. Sau đó chọn Save As.

Bước 3: Gõ tên tập tin mới vào hộp thoại sau đó nhấn vào mục File Format. Tiếp đến chọn định dạng Excel Binary Workbookowr bên dưới Specialty Formats.

Tập tin này sẽ được lưu định dạng nhỏ hơn nhiều so với đuôi “xls” theo tiêu chuẩn.

Bước 4: Nhấn vào nút Save để lưu tập tin vào máy tính.

Nén dung lượng cho hình ảnh

Để giảm dung lượng file Excel thì bạn cũng có thể nén dung lượng hình ảnh. Các bước nén dung lượng hình ảnh sẽ như sau:

Bước 1: Bấm chọn hình ảnh muốn nén -> Chọn Format -> Chọn Compress Pictures.

Bước 2: Bỏ tích mục Apply only to this picture -> Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing -> Chọn OK để hoàn tất.

Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao - Đinh Hồng Lĩnh

9429 học viên
  • Nắm được toàn bộ kiến thức cơ bản về bảng tính Excel, về các thao tác tùy chỉnh, thao tác làm việc với Sheet, các phím tắt...
  • Hiểu được bản chất của cell (ô tính), thành phần quan trọng nhất của Excel, từ đó giúp bạn tự tin khi sử dụng Excel
  • Hiểu rõ bản chất và áp dụng thành thạo các công cụ xử lý dữ liệu đến định dạng bảng tính (custom format, conditional formatting)
  • Thành thạo sử dụng toàn bộ các hàm trong Excel hay, không còn lo ngại khi phải làm việc với các hàm khó để ứng dụng công việc nữa
  • Tạo ra được các báo cáo, biểu đồ động với Pivot Table, Slicer, Pivot Chart, có cái nhìn căn bản đầu tiên về VBA trong Excel
  • Tự tin vào kiến thức Excel trong khóa học để tham gia thi MOS Excel đạt điểm cao
  • Gây được ấn tượng tốt với nhà quản lý, lãnh đạo, từ đó tạo bước đà lớn trên con đường thăng tiến trong sự nghiệp
Hồi đã tìm mã giảm giá khóa học.
Áp dụng thêm mã VNHOICOM để được giảm 40%.
Áp dụng thêm mã MAKM50 để được giảm 50%.
Đến nơi bán khóa học

Giảm dung lượng cho File bằng cách xóa Watch

Giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa watch

Giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa watch

Watch Window thường sẽ khởi động một hộp thoại cho phép bạn xem xét các thông tin cụ thể, thậm chí xuất hiện các ô không hiển thị trên màn hình. Watch còn giúp bạn không cần cuộn trong trang tính (Sheet) hay chuyển giữa các sheet để kiểm tra kết quả. Tuy nhiên, việc làm này có thể khiến file của bạn chứa kích thước lớn.

Để giảm dung lượng và xóa Watch thì bạn chỉ cần chọn Formulas -> Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch là hoàn thành.

Giảm dung lượng cho file không chỉ giúp việc mở file thêm nhanh chóng mà còn giúp bạn không cần sử dụng các phần mềm giải nén cồng kềnh. Hy vọng là những những chia sẻ trên đây, bạn sẽ tìm được cách giảm dung lượng cho file hiệu quả nhất.

Câu hỏi thường gặp

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần xóa Conditional formatting trước. Bước 2:  Bấm chọn mục Clear Rules from Select Cells (xóa toàn bộ thiết lập trong vùng được chọn). Bước 3: Chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa toàn bộ thiết lập trong Sheet hiện tại).
Bước 1: Bấm chọn hình ảnh muốn nén -> Chọn Format -> Chọn Compress Pictures. Bước 2: Bỏ tích mục Apply only to this picture -> Chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing -> Chọn OK để hoàn tất.