Tổng Hợp Các Hàm Trong Excel Được Sử Dụng Nhiều Nhất

Là dân văn phòng nhưng bạn chưa nắm rõ các hàm trong Excel. Bạn muốn nắm rõ các công thức để sử dụng thành thạo hàm Excel? Dưới đây là tổng hợp những công thức hàm được sử dụng phổ biến nhất. Chúng tôi có phân tích và kèm theo nhiều ví dụ giúp bạn nắm bắt nhanh chóng.

Hàm tính tổng SUM

Hàm tính tổng SUM

Hàm tính tổng SUM

Đây là hàm quan trọng đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô. Được nhập bằng cách gõ “=SUM” và theo sau là các giá trị được tính tổng. Các giá trị được cung cấp cho hàm có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi.

Cú pháp của hàm SUM: =SUM(number1,number2, …). Hoặc nếu bạn chọn vùng thì có thể sử dụng cú pháp =SUM(ô đầu tiên:ô cuối cùng).

Lưu ý: Hàm SUM excel trả về giá trị “#VALUE!” khi có bất kỳ số liệu nào cung cấp vào hàm SUM không thể diễn tả bằng các giá trị số.

Để khắc phục lỗi #VALUE! thì cần xây dựng công thức bỏ qua vùng chọn có chứa lỗi. Sau đó tính trung bình các giá trị không chứa lỗi còn lại. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng hàm SUMIF để khắc phục lỗi.

Các hàm trong Excel – Hàm tính tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIF trong Excel

Hàm SUMIF thường được dùng để tính tổng theo điều kiện. Đây là hàm giúp khắc phục nhiều lỗi như #VALUE!, #N/A. #p/0!, #NULL và nhiều lỗi trong hàm SUM.

Công thức chung của hàm SUMIF trong Excel là:

=SUMIF (range, criteria, [sum_range]).

Trong đó:

  • Range(đối số bắt buộc): Là phạm vi ô muốn áp dụng tiêu chí.
    Criteria (đối số bắt buộc): Là tiêu chí được sử dụng để xác định ô nào cần được thêm vào. Đối số criteria có thể là giá trị số, chuỗi văn bản hoặc một biểu thức (ví dụ: “>12”, “<>0”).
  • Sum_range(đối số tùy chọn): Bao gồm một mảng các giá trị số (hoặc các ô chứa giá trị số) sẽ được cộng lại với nhau.

Ví dụ: Tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (ví dụ, lớn hơn 9).

Ví dụ hàm SUMIF

Ví dụ hàm SUMIF

Công thức hàm nhiều điều kiện SUMIFS

Hàm SUMIFS là một trong các hàm trong Excel được sử dụng nhiều. Đây là hàm tính tổng với nhiều điền kiện khác nhau trong vùng chọn. Hàm này được sử dụng cho bạn muốn xuất kết quả từ hai điện kiện trở lên.

Cú pháp của hàm SUMIFS là: =SUMIFS (vùng chọn 1, “điều kiện 1”, vùng chọn 2, “điều kiện 2”, …).

Cụ thể bạn có thể tham khảo cách tỉnh tổng cho “blue và green” sau đây:

Ví dụ về các hàm trong Excel - Hàm SUMIFS

Ví dụ về các hàm trong Excel – Hàm SUMIFS

Công thức hàm COUNT

Hàm COUNT là hàm thống kê để đếm ô trong một vùng hay toàn bộ bảng dữ liệu.

Cú pháp hàm COUNT =COUNT(Value1, Value2, …). Có thể dùng để kiểm tra và đếm các ô trong một vùng hay một bảng dữ liệu.

Trong đó, các giá trị của hàm COUNT sẽ là:

  • Value 1: Giá trị đầu tiên để tham chiếu hoặc vùng chọn để đếm ô giá trị.
  • Value 2: Là tham số không bắt buộc. Tuy nhiên chỉ có thể đến tối đa 255 tham số.

Ví dụ bạn muốn sử dụng hàm COUNT để đếm dữ liệu thì cần thực hiện như sau:

Trước tiên, tại bảng dữ liệu nhập hàm =COUNT(E4:E7) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả. Tiếp đó nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Ví dụ hàm COUNT

Ví dụ hàm COUNT

Lưu ý:

  • Hàm COUNT chỉ đếm được dữ liệu kiểu số, không đếm được dữ liệu kiểu chữ, kiểu Text.
  • Với những trường hợp không thể thị dưới dạng số thì phải dùng hàm COUNTA.
  • Hoặc muốn đếm một số nào với điều kiện cho trước thì phải chuyển sang dùng hàm COUNTIS.

Các hàm trong Excel – Hàm MAX

Hàm MAX là hàm trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị cho trước.

Công thức của hàm MAX là: =MAX(number1, number2, …)

Trong đó các giá trị number1, number2 là các giá trị cần so sánh.

Ví dụ về hàm MAX:

Ví dụ cho hàm MAX

Ví dụ cho hàm MAX

Để tính được số điểm cao nhất trong lớp thì bạn cần nhập công thức =MAX(C2:E6) vào ô hiển thị kết quả. Tiếp đó nhấn Enter để hoàn tất công thức.

Lưu ý khi sử dụng hàm MAX:

  • Khi xuất hiện lỗi #VALUE! có nghĩa là tham số bạn cung cấp cho hàm không phải giá trị số.
  • Khi các đối số không chứa số thì hàm MAX sẽ trả về giá trị là 0.
  • Hàm MAX sẽ bỏ qua các ô trống không chứa giá trị nào.
  • Nếu bảng tính không có giá trị logic thì nên sử dụng hàm MAXA.
  • Hàm MAX chỉ chấp nhận tối đa 255 đổi số.

Các hàm trong Excel – Công thức hàm MIN

Hàm MIN được dùng để trả về giá trị nhỏ nhất trong giá trị cho trước.

Công thức của hàm MIN =MIN(number1, number2, …).

Trong đó: Number1, number2 là các giá trị cần so sánh.

Ví dụ dùng hàm MIN để tính điểm thấp nhất trong lớp học.

Ví dụ về các hàm trong Excel – hàm MIN

Ví dụ về các hàm trong Excel – hàm MIN

Để tính điểm số thấp nhất trước tiên bạn nhập =MIN(E2:E6) vào ô hiển thị kết quả. Trong đó E2:E6 là vùng dữ liệu chứa giá trị nhỏ nhất. Tiếp đó nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Những lưu ý khi sử dụng hàm MIN:

  • Trong trường hợp giá trị cung cấp không phải là giá trị số thì hàm MIN sẽ trả về lỗi #VALUE!
  • Nếu các đối số không chứa số thì hàm MIN sẽ trả về giá trị 0.
  • Hàm MIN sẽ bỏ qua các ô trống nếu không chứa giá trị nào.
  • Nếu các đối số là một văn bản hoặc giá trị bị lỗi thì bảng tính sẽ không thể chuyển đồi thành số.
  • Nếu bảng tính không có các giá trị logic thì nên sử dụng hàm MINA.

Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE – Các hàm trong Excel

Hàm tính giá trị trung bình Average

Hàm tính giá trị trung bình Average

Cú pháp hàm Average là =AVERAGE(number1,[number2],…).

Trong đó:

  • Number1: là đối số thứ nhất có thể là số, tham chiếu ô hoặc phạm vi chứa số mà các bạn muốn tính trung bình, bắt buộc.
  • Number2: là các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi chứa số bổ sung mà các bạn muốn tính trung bình tối đa 255 số, tùy chọn.

Lưu ý khi sử dụng hàm AVERAGE:

  • Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số.
  • Đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì hàm tự động bỏ qua, riêng giá trị 0 sẽ được tính.
  • Những giá trị logic, biểu thị số dạng văn bản khi nhập trực tiếp vào danh sách các đối số trong hàm sẽ được đếm.
  • Nếu đối số là văn bản hay giá trị không thể chuyển đổi thành dạng số sẽ báo lỗi.

Hàm COUNTBLANK

Hàm COUNTBLANK được dùng để đếm số các ô trống trong một vùng hay một mảng được chọn trong Excel. Đây là một trong các hàm trong Excel được sử dụng phổ biến.

Công thức của hàm COUNTBLANK = COUNTBLANK(range).

Trong đó range là tham số duy nhất và bắt buộc của hàm. Range chính là dãy các ô, một vùng cần đếm số ô trống.

Lưu ý là các ô chứa công thức trả về kết quả là văn bản trống sẽ đếm như các ô trống bình thường. Với các ô có giá trị =0 sẽ không được đếm.

Các hàm trong Excel – Hàm IF

Hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu thỏa mãn điều kiện người dùng đặt ra. Hàm này trả về kết quả theo biểu thức logic đúng hoặc sai.

Công thức hàm IF: = IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false).

Trong đó:

  • Logical_test: là điều kiện.
  • Value_if_true: Là giá trị trả về nếu thỏa mãn điều kiện.
  • Value_if_false: Là giá trị trả về nếu không thỏa mãn điều kiện.

Lưu ý: Nếu bỏ trống phần Value_if_false hoặc Value_if_true, nếu thỏa mãn điều kiện sẽ về 0 và nếu không thỏa mãn các giá trị thì sẽ là False.

Ví dụ về hàm IF

Sau đây là ví dụ về các kiểm tra có bao nhiêu học sinh không qua môn.

Cách thực hiện sẽ như sau: Tại ô D2, bạn dùng công thức =IF(C2>=7, “Đạt”, “Không Đạt”).

Với công thức này thì C2>=7 có nghĩa là điểm số có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không. Nếu “Đạt” thì kết quả trả về sẽ lớn hơn hoặc bằng 7. Ngược lại nếu “Không Đạt” thì kết quả trả về ô C2 sẽ nhỏ hơn 7.

Với công thức trên thì kết quả sẽ trả về ở dạng chữ. Nên bạn cần thêm dấu (“) đúng như công thức.

Ví dụ sử dụng hàm IF trong Excel

Ví dụ sử dụng hàm IF trong Excel

Một số lỗi thường gặp khi dùng hàm IF

Các hàm trong Excel – Hàm IF

Các hàm trong Excel – Hàm IF

Lỗi hiển thị kết quả bằng 0: Lỗi này thường xảy ra khi giá trị Value_if hoặc Value_if_false đang để trống. Nếu bạn muốn giá trị trả về để trống thì nên thêm 2 dấu (“”) hoặc thêm giá trị cụ thể trước khi trả về.

Lỗi #NAME?: Lỗi này thường xảy ra khi công thức sai chính tả. Ví dụ như thay vì viết IF thì bạn lại viết UF chẳng hạn. Để khắc phục lỗi này thì bạn nên kiểm tra lỗi chính tả, các dấu ngoặc cho công thức.

Hàm AND trong Excel

Hàm AND là một trong các hàm trong Excel thông dụng. Hàm AND được sử dụng để xác định xem tất cả các điều kiện trong một kiểm tra có đúng hay không. Hàm AND thường dùng kết hợp với nhiều hàm khác, đặc biệt làm hàm IF.

Cú pháp của hàm AND =AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2, …).

Trong đó điều kiện 1 và 2 là các mệnh đề logic.

Kết quả của hàm AND trả về thường là: True – tất cả các mệnh đề logic đều đúng. Và False – một mệnh đồ logic nào đó trong hàm bị sai.

Ví dụ về hàm AND

Bạn có thể xét ví dụ về kiểm tra tính đúng/sai của bảng dưới đây.

Ví dụ về hàm AND

Ví dụ về hàm AND

Công thức 1 ở ô B6 sẽ hiển thị True khi giá trị A2 lớn hơn 5 và nhỏ hơn 30. Nếu không hiển thị sẽ là False.

Công thức 2 ở ô B7 sẽ hiển thị True nếu giá trị A2 lớn hơn 5 và nhỏ hơn 10. Và nếu không sẽ hiển thị False.

Công thức 3 ở ô B8 sẽ hiển thị True nếu giá trị A3 lớn hơn giá trị A2 và nhỏ hơn 45. Nếu không sẽ hiển thị False.

Làm chủ excel qua 100+ chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao - Đinh Hồng Lĩnh

9429 học viên
  • Nắm được toàn bộ kiến thức cơ bản về bảng tính Excel, về các thao tác tùy chỉnh, thao tác làm việc với Sheet, các phím tắt...
  • Hiểu được bản chất của cell (ô tính), thành phần quan trọng nhất của Excel, từ đó giúp bạn tự tin khi sử dụng Excel
  • Hiểu rõ bản chất và áp dụng thành thạo các công cụ xử lý dữ liệu đến định dạng bảng tính (custom format, conditional formatting)
  • Thành thạo sử dụng toàn bộ các hàm trong Excel hay, không còn lo ngại khi phải làm việc với các hàm khó để ứng dụng công việc nữa
  • Tạo ra được các báo cáo, biểu đồ động với Pivot Table, Slicer, Pivot Chart, có cái nhìn căn bản đầu tiên về VBA trong Excel
  • Tự tin vào kiến thức Excel trong khóa học để tham gia thi MOS Excel đạt điểm cao
  • Gây được ấn tượng tốt với nhà quản lý, lãnh đạo, từ đó tạo bước đà lớn trên con đường thăng tiến trong sự nghiệp
Hồi đã tìm mã giảm giá khóa học.
Áp dụng thêm mã VNHOICOM để được giảm 40%.
Áp dụng thêm mã MAKM50 để được giảm 50%.
Đến nơi bán khóa học

Cách sử dụng kết hợp giữa hàm AND và các hàm trong Excel (Hàm IF)

Cú pháp sẽ là =IF(AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2, …), “Giá trị 1”. “Giá trị 2”).

Với công thức trên, nếu tất cả điều kiện trong hàm AND đúng hết thì sẽ hiển thị “Giá trị 1”. Và nếu có một điều kiện trong hàm AND không thỏa mãn thì sẽ hiển thị “Giá trị 2”.

Cụ thể như ví dụ phân loại học sinh dựa vào điểm lý thuyết và thực hành sau đây.

Ví dụ cho hàm AND kết hợp hàm IF

Ví dụ cho hàm AND kết hợp hàm IF

Nếu trong trường hợp điểm lý thuyết và thực hành >= 5 thì học sinh được cho là “Đạt”. Còn nếu có điểm <5 thì học sinh đó không đạt.

Trong Excel còn có rất nhiều công thức về hàm. Trên đây chỉ là các hàm trong Excel cơ bản nhất, được sử dụng nhiều nhất. Nếu bạn là dân văn phòng hoặc cần sử dụng nhiều công thức hàm thì nên ghi nhớ những công thức trên. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ sử dụng các hàm Excel thành thạo hơn.

Câu hỏi thường gặp

Đây là hàm quan trọng đầu tiên mà bất kỳ người dùng nào mới học Excel cũng cần phải biết đến. Hàm SUM trong Excel cộng các giá trị số trong một phạm vi ô.
=SUMIF (range, criteria, [sum_range]).